Tanda tangan penerimaan belum menjelaskan kondisi barang. Jika charger hilang atau bodi tergores setelah sewa, tim membutuhkan catatan kelengkapan dan kondisi awal untuk membahasnya dengan pelanggan.
SOP serah terima barang rental sebaiknya mengikuti jenis unit. Pemeriksaan mobil berbeda dengan kamera atau kursi acara. Gunakan daftar dasar yang sama, lalu tambahkan pemeriksaan khusus per kategori.
Siapkan daftar sebelum pelanggan datang
Petugas menyiapkan nomor pesanan, identitas unit, jadwal kembali, serta daftar aksesori. Hindari deskripsi seperti satu set lengkap tanpa rincian isi. Tuliskan nama dan jumlah barang yang memang ikut keluar.
| Catatan | Contoh isi yang perlu diisi petugas |
|---|---|
| Unit | Kode inventaris atau nomor seri |
| Kelengkapan | Nama aksesori dan jumlah |
| Kondisi | Bekas pakai, kerusakan, hasil uji fungsi |
| Waktu | Jam keluar dan batas kembali |
| Penerima | Nama serta bukti penerimaan |
Periksa bersama saat barang keluar
Tunjukkan cara penggunaan dasar dan batas penggunaan yang relevan. Foto unit dari sudut yang dapat diulang saat kembali, termasuk bagian yang sudah memiliki cacat. Simpan foto bersama nomor pesanan agar tidak tercampur dengan transaksi lain.
Pelanggan perlu kesempatan membaca catatan. Bila ada selisih sebelum barang keluar, koreksi daftar terlebih dahulu. Petugas yang menyerahkan barang lalu mengonfirmasi jumlah dan kondisi yang disepakati.
Ulangi pemeriksaan saat pengembalian
Cocokkan kode unit dan seluruh aksesori. Uji fungsi yang sama dengan pemeriksaan awal. Catat jam kembali aktual, termasuk bila pemeriksaan belum bisa selesai saat pelanggan datang.
Selesaikan selisih dengan bukti
Bandingkan foto sebelum dan sesudah. Bedakan bekas pakai yang sudah dicatat dari kerusakan baru. Kirim rincian kepada pelanggan dan simpan tanggapannya. Hindari memutuskan biaya hanya dari ingatan petugas.
Setelah hasil pemeriksaan disepakati, selesaikan pengembalian deposit. Untuk alur pencatatan lebih rinci, buka panduan serah terima dan foto kondisi.
