Katalog bisa menampilkan lima kamera dengan model sama, tetapi hanya tiga yang siap keluar. Satu sedang disewa dan satu menunggu servis. Manajemen stok rental perlu mencatat kondisi setiap unit agar jumlah katalog tidak disalahartikan sebagai jumlah tersedia.
Bedakan produk dengan unit
Produk menjelaskan model atau kategori yang pelanggan pilih. Unit adalah barang fisik yang benar-benar Anda serahkan. Beri kode inventaris untuk barang yang perlu dilacak satu per satu, lalu kaitkan dengan produk yang sesuai.
Barang seragam seperti kursi dapat dikelola per jumlah jika usaha tidak membutuhkan histori setiap kursi. Tetap pisahkan jumlah baik, rusak, hilang, dan sedang di luar gudang. Pilih tingkat pencatatan berdasarkan kebutuhan pelacakan, bukan karena semua barang harus memakai cara sama.
Gunakan status yang bisa ditindaklanjuti
Status harus menjelaskan keputusan berikutnya. Menunggu pemeriksaan berarti petugas perlu memeriksa barang. Dalam perawatan berarti unit belum boleh masuk penawaran.
| Kondisi | Tindakan tim |
|---|---|
| Siap disewa | Boleh dialokasikan jika jadwal kosong |
| Sedang disewa | Ikuti jadwal kembali |
| Menunggu pemeriksaan | Cek kondisi dan kelengkapan |
| Perawatan | Selesaikan pekerjaan sebelum melepas unit |
| Hilang atau nonaktif | Keluarkan dari stok yang ditawarkan |
Lacak lokasi dan perpindahan
Barang yang ada di cabang lain tidak otomatis tersedia untuk pengambilan hari ini. Catat lokasi asal, lokasi tujuan, petugas pembawa, dan waktu penerimaan. Jika unit sedang dalam perjalanan, tunjukkan status tersebut sampai penerima mengonfirmasi.
Untuk paket, rincikan komponen yang keluar. Sebuah kamera yang kembali tanpa baterai cadangan belum menjadi paket lengkap, meskipun bodi kameranya sudah berada di rak.
Audit stok tanpa menutup operasional
Lakukan penghitungan bergilir per kategori. Bekukan sementara perpindahan barang yang sedang dihitung atau catat setiap perpindahan selama audit. Selisih harus ditelusuri ke serah terima, transfer lokasi, dan catatan servis sebelum angka diubah.
Gunakan SOP serah terima untuk menjaga catatan setelah audit. Jika selisih berasal dari unit yang lama di bengkel, lengkapi jadwal perawatan rental.
