Pelanggan membayar sebelum mengambil barang, tetapi tujuan setiap pembayaran bisa berbeda. Uang muka membayar sebagian tagihan sewa. Deposit jaminan merupakan uang yang Anda pegang sementara sesuai kesepakatan dan dapat dikembalikan setelah kewajiban penyewa selesai.
Bedakan fungsi kedua pembayaran
Jangan memakai satu label DP untuk seluruh uang yang masuk. Pelanggan perlu tahu bagian mana yang mengurangi tagihan dan bagian mana yang kembali setelah sewa berakhir.
| Pembayaran | Fungsi | Saat pesanan selesai |
|---|---|---|
| Uang muka | Membayar sebagian sewa | Mengurangi sisa pelunasan |
| Deposit | Menjamin kewajiban sesuai kesepakatan | Dikembalikan atau diperhitungkan dengan rincian yang disetujui |
Besaran keduanya merupakan kebijakan usaha yang harus dijelaskan kepada pelanggan. Jangan menganggap persentase tertentu berlaku untuk seluruh kategori rental.
Catat pembayaran dalam satu pesanan
Simulasi: total sewa Rp1.000.000, uang muka Rp300.000, dan deposit Rp500.000. Pelanggan sudah mentransfer Rp800.000, tetapi sisa tagihan sewanya masih Rp700.000. Deposit Rp500.000 tidak otomatis menjadi pelunasan.
Saat mengirim bukti pembayaran, tampilkan tiga angka terpisah: sewa yang sudah dibayar, sisa tagihan sewa, dan deposit yang ditahan. Admin pengganti harus bisa membaca posisi ini tanpa membuka percakapan lama.
Tulis aturan pemotongan sejak awal
Jelaskan pemeriksaan yang dilakukan setelah pengembalian, batas waktu penyelesaian deposit, dan cara menangani keberatan. Catat dasar biaya bila ada barang hilang atau kerusakan baru. Foto awal dan foto akhir membantu kedua pihak membahas kondisi yang sama.
Tutup deposit setelah pemeriksaan
Cocokkan nama penerima dan rekening tujuan pengembalian. Catat jumlah, tanggal transfer, bukti, serta petugas yang menyelesaikan. Jika baru sebagian dikembalikan, tunjukkan sisa yang masih ditahan beserta alasannya.
Gunakan panduan uang muka dan deposit untuk alur pencatatan, lalu lengkapi bukti dengan SOP serah terima.
